1. Definities
1.1 In deze Algemene Voorwaarden gelden de volgende definities:
a) “Propest AI”: de vennootschap onder firma (VOF) Propest AI, gevestigd in Nederland.
b) “Klant”: elke rechtspersoon of onderneming die een overeenkomst aangaat met Propest AI.
c) “Overeenkomst”: elke overeenkomst die tussen Propest AI en de Klant wordt gesloten, met inbegrip van offertes, werkbeschrijvingen, abonnementen en eventuele bijlagen.
d) “Diensten”: alle door Propest AI geleverde diensten, met inbegrip van maar niet beperkt tot AI-oplossingen, automatiseringen, integraties, consultancy, onderhoud en ondersteuning.
e) “Te leveren prestaties”: alle door Propest AI in het kader van de Diensten geproduceerde output, met inbegrip van configuraties, prompts, workflows, integraties, documentatie en rapporten.
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en Diensten van Propest AI.
2.2 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn alleen geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
2.3 De algemene voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3. Totstandkoming van de Overeenkomst
3.1 Een Overeenkomst komt tot stand na schriftelijke aanvaarding van een door Propest AI uitgebrachte offerte, of na schriftelijke bevestiging door Propest AI van een door de Klant geplaatste order.
3.2 Alleen de expliciet geselecteerde oplossingen, omvang en abonnementsmodel zoals vermeld in de offerte (of werkverklaring) maken deel uit van de Overeenkomst.
3.3 Mondelinge verklaringen en toezeggingen zijn alleen bindend indien deze schriftelijk door Propest AI zijn bevestigd.
4. Uitvoering van de Diensten
4.1 Propest AI zal de Diensten naar beste weten en kunnen en op basis van een inspanningsverplichting uitvoeren, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
4.2 Propest AI is gerechtigd om derden in te schakelen voor de uitvoering van de Diensten.
4.3 De Klant zal tijdig alle informatie, toegang en medewerking verstrekken die redelijkerwijs nodig is voor Propest AI om de Diensten te verlenen.
5. Abonnementen, looptijd en beëindiging
5.1 Abonnementen worden aangegaan in overeenstemming met het in de offerte gekozen abonnementsmodel (maandelijks of jaarlijks), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
5.2 Maandelijkse abonnementen kunnen door beide partijen worden beëindigd met een opzegtermijn van één (1) maand, schriftelijk per e-mail.
5.3 Jaarlijkse abonnementen worden aangegaan voor een vaste termijn van twaalf (12) maanden en kunnen niet voortijdig worden beëindigd, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
5.4 Beëindiging ontslaat de Klant niet van zijn betalingsverplichtingen die zijn opgebouwd tot de effectieve beëindigingsdatum.
6. Prijzen en betaling
6.1 Alle prijzen zijn exclusief btw (en andere belastingen), tenzij anders vermeld.
6.2 Implementatiekosten worden eenmalig vooraf gefactureerd, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
6.3 Abonnementskosten worden maandelijks of jaarlijks vooraf gefactureerd, afhankelijk van het gekozen abonnementsmodel.
6.4 Facturen dienen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum te worden betaald, tenzij anders vermeld op de factuur.
6.5 Bij te late betaling heeft Propest AI het recht om de Diensten (geheel of gedeeltelijk) op te schorten totdat de volledige betaling is ontvangen.
7. Aansprakelijkheid
7.1 De aansprakelijkheid van Propest AI is beperkt tot directe schade.
7.2 De totale aansprakelijkheid van Propest AI is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie (3) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt, aan Propest AI heeft betaald, met een absoluut maximum van 10.000 euro.
7.3 Propest AI is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gederfde besparingen, bedrijfsonderbreking of reputatieschade.
7.4 Propest AI is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit platforms van derden, software van derden, API-wijzigingen, storingen of wijzigingen in het beleid van externe leveranciers.
8. Vertrouwelijkheid
8.1 Elke partij zal alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst heeft verkregen, vertrouwelijk behandelen.
8.2 De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de Overeenkomst van kracht.
9. Intellectuele eigendom
9.1 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Te leveren prestaties en alle AI-configuraties, prompts, workflows, automatiseringen en integraties die door Propest AI zijn ontwikkeld of gebruikt, blijven exclusief bij Propest AI berusten, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
9.2 Na volledige betaling verkrijgt de Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de geleverde oplossingen gedurende de looptijd van de Overeenkomst voor interne zakelijke doeleinden te gebruiken.
9.3 Het is de Klant niet toegestaan om (delen van) de geleverde oplossingen te kopiëren, te verspreiden, door te verkopen, in sublicentie te geven of commercieel te exploiteren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Propest AI.
10. Toepasselijke voorwaarden, SLA en gegevensverwerkingsovereenkomst
10.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen Propest AI en de Klant.
10.2 Wanneer Diensten betrekking hebben op beschikbaarheid, ondersteuning, onderhoud of responstijden, is ook de Service Level Agreement (SLA) van Propest AI van toepassing.
10.3 Indien Propest AI namens de Klant persoonsgegevens verwerkt, is de SLA van Propest AI van toepassing.
10.4 De in dit artikel genoemde documenten vormen een integraal onderdeel van de Overeenkomst en worden op verzoek verstrekt.
11. Privacy en gegevensverwerking
11.1 De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de persoonsgegevens die hij aan Propest AI verstrekt en voor het hebben van een geldige rechtsgrondslag voor de verwerking.
11.2 Propest AI zal persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de Overeenkomst en de toepasselijke wetgeving, waaronder de AVG en, indien van toepassing, de DPA.
11.3 De Klant zorgt ervoor dat eindgebruikers naar behoren worden geïnformeerd wanneer dit wettelijk vereist is.
12. Overmacht
12.1 Propest AI is niet verplicht om enige verplichting na te komen indien de uitvoering daarvan wordt verhinderd door overmacht.
12.2 Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen bij derden, netwerkstoringen, platformwijzigingen, cyberincidenten, overheidsmaatregelen en verstoringen in toeleveringsketens.
13. Opschorting en beëindiging
13.1 Propest AI heeft het recht om de Overeenkomst (geheel of gedeeltelijk) op te schorten indien de Klant zijn verplichtingen, waaronder tijdige betaling, niet nakomt.
13.2 Propest AI kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen in geval van een wezenlijke tekortkoming die niet binnen een redelijke termijn na schriftelijke kennisgeving wordt hersteld, of indien herstel niet mogelijk is.
13.3 Beëindiging heeft geen invloed op opgebouwde betalingsverplichtingen.
14. Toepasselijk recht en jurisdictie
14.1 Alle rechtsbetrekkingen tussen Propest AI en de Klant worden uitsluitend beheerst door Nederlands recht.
14.2 Alle geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.
15. Boeteclausule
15.1 Indien de Klant een of meer bepalingen van de Overeenkomst, de offerte of deze Algemene Voorwaarden schendt, met inbegrip van maar niet beperkt tot:
a) inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten van Propest AI;
b) het kopiëren, reproduceren, doorverkopen, in sublicentie geven of beschikbaar stellen aan derden van AI-oplossingen, prompts, workflows, automatiseringen of integraties die door Propest AI worden geleverd;
c) het gebruik van de geleverde oplossingen buiten het overeengekomen kader of doel;
d) schending van geheimhoudingsverplichtingen;
e) het niet naleven van de overeengekomen abonnements-, betalings- of gebruiksvoorwaarden;
wordt de Klant geacht in verzuim te zijn.
15.2 In geval van een schending zal Propest AI één schriftelijke kennisgeving per e-mail versturen, waarbij de Klant een redelijke termijn wordt gegeven om de schending te herstellen en te beëindigen, tenzij de aard van de schending onmiddellijke actie vereist.
15.3 Indien de Klant de inbreuk niet binnen de gestelde termijn na de schriftelijke waarschuwing herstelt, verbeurt de Klant van rechtswege en zonder verdere kennisgeving een onmiddellijk opeisbare contractuele boete van EUR 15.000 (vijftienduizend euro) per inbreuk.
15.4 De betaling van de boete doet geen afbreuk aan het recht van Propest AI om aanvullende schadevergoeding te eisen indien de werkelijke schade het bedrag van de boete overschrijdt, om volledige naleving te eisen en/of om de Overeenkomst op te schorten of te beëindigen.
15.5 De betaling van de boete ontslaat de Klant niet van de verplichting om het inbreukmakende gedrag onmiddellijk te staken en zich daar voortaan van te onthouden.
16. Slotbepalingen
16.1 Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar wordt geacht, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
16.2 Deze Algemene Voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd op 28/12/2025.